在瞬息萬變的商場上,幾乎沒有任何企業能久立於頂端,惟有適時再造,活用管理,才能永續企業之經營。台灣的經濟發展正面對現實國際經濟環境強烈競爭的震撼,從印尼盾、韓國的巨貶到引發亞太地區之金融風暴威脅,可以說我國的企業活動也從國內競爭的基礎擴大到國際競爭的新領域。

每個企業都即將面臨或大或小的危機,在瞬間萬變的商場上,昨日成功的要素,未必適用於今日,企業若不能適時再造,將很容易遭到淘汰。或許每一次的危機來臨,就是另一次轉機的開始,當企業以往得以成功發展的競爭優劫漸漸失去之時,許多企業就需要再造,使老化的企業,再度展現活力,才能使企業永續經營。後學認為人是企業老化主因；防止企業老化也如同改變舊習一樣困難、痛苦、受到排斥和質疑,且需承擔失敗的風險,因此需要決心、毅力、計劃且身體力行,要順利推動變革,就要對變革有正確的認識,即不可過於悲觀也不能於樂觀,在面臨企業老化危機時,如何使變革計劃成為具體的行動,在變革過程中最重要的關鍵成功因素是「人」,從人才的選才、任用、訓練、管理所衍生出來的種種行為就構成組織,因此企業的老化與其說是制度、環境及時間的關係,不如說是「人」因素,因為不論是制度或環境都是人所創造的,那又何嘗不能再創造出另一個更好的制度、環境、組織,並使企業再生呢?

長久以來,後學看過許多國際同業組織的興衰,因此在美亞捷運機構全盛穩定期即依其老化程度預判五年衰敗之言,以分析精確,近年來全心在ISO 9000系列國際品質管理系統之研究、輔導講授與教育員工,系統中均採用管理系統活性化組織團隊學習整合,突破組織介面與全員參與,對有心創造高成就的美亞捷運機構而言成效頗佳但不滿意。

「管理系統性活化」,實結合了企業再造、全面品質管理及全參與的團隊學習模式，並善用其內部部品質稽核及矯正與預防措施,活化企業整體生生不息自動改善機制,以一步一腳印的模式協助企業防止老化,並逐漸提升企業強勁的\管理活性化競爭優勢。

管理機制須活性化
今天,美亞捷運機構雖己導入或通過驗證,但員工心存一大疑問,ISO 9000通過了為什麼沒看到好處-證書除外,服務也沒有比較精良,系統運作不是很順,有點像消費缺乏投資效益,當我們感覺運作不很順暢時,我們知道企業管理系統是進行標準化但缺少活性化,無法產生自我改善之管理系統自然機制,此僵化現象原因有很多,不過在分析上導入階段即受困於實際現實上會妨礙美亞捷運機構產生重大變化的三大傳統作風為分析重點進行革中記錄狀況說明如下:

一.以偏概全:
經常以狹隘的專業或部門本身的利益、習慣作為決策的基礎,而不決策基礎放在隨著顧客變動的需要需持續更新的資訊上時,就是以偏概全。
二.垂直分配權力,未跨部門整合:
過分以職務為重心,把組織當作不同門的集合體,權力是垂直分配的,往往因部門之間彼此競爭資源或獎賞,而浪費時間和精力,常見的後困為:品質降低、生產週期拉長和成本增加。
三.管理者怠忽轉達，非獨裁亦不知使用授權
管理者將自己視為組織內部的主角,且認為幾乎每件事要由他們控制。結果是管理者直接把資訊、技能、經驗及職權傳授給員工,而部門管理者怠忽轉達，非獨裁亦不知使用授權；這些缺點我們教育以自我改善為目標的員工所必備的工具。

「如果有個問題多年一直在困擾您的公司和顧客的話,通常這問題是因部門間不和所造的,在部門不和的地,方誰也不完全控制整個作業程序。」全錄公司負責品管和公司變革的總裁白樂牟表示一般這個問題所指的是組織介面問題、溝通問題及整合問題,通常以能有效導入ISO 9000之成功求變的公司都能認清此問題的嚴重性,變得比較注重管理程序的活性化,作系統整合,將介面銜接暢通起來,因為他們會站在整體性高瞻遠矚,會了解整面追蹤、改善並加速水平與垂直整合,使跨部門之管理程序「說、寫、做」就如同顧客體驗到的一樣,管理者也能因此得到安心與保證。似乎與美亞捷運機構狀況有別。

全員參與活用管理
管理系統活性化之基礎在於全員參與,有系統的努力培養非管理階層的知識、技能和承諾態度,並使他們因而受惠,由於非管理階層最接近作業現場和顧客,人數又很龐大,因此能迅速得知要大舉改善項目,一般在整合系統時通常先建立跨部門團隊,以便有效執管理程序並進行管理活性化。由老化企業改造與管理系統活性化而,言要善用團隊做到產品與服務比競爭對手優良、迅速、省錢、即時,對於任何一個傳統企業組織而言,都一項其艱鉅、耗時、緊張、冒險的大幅改善任務,在執行實務上要花很大的力氣,也難怪今天會這麼多企業,在求變之掙扎得很累,並適時釋放員工的全部才能,方能有效並適時找出迎合與超越顧客期望,增加生產、服務效率和有效降低成本的競爭力,使公司成為市場上的常勝軍。

突破組織改善服務
美亞捷運機構管理者抱怨員工缺乏奉獻精神,員工隱性埋怨工作令人不滿、沒意義,在員工潛能未受利用,士氣低落不振及漠不關心的態度產生後,企業之顧客滿意程度、生產週期及生產成本的問題也隨之惡化。我們感覺老化所產生的問題有:
1.不重視顧客期望及顧客滿意度
2.改善方向與市場及公司策略性目標扯不上關係
3.部門及組織介面間有溝通斷層
4.員工參與出現斷層,無法協助改善且暗中破壞
5.缺乏共識且重要資訊不足
6.重視本部門目標,妨礙其他部門表現
7.作業發生重複、疏忽、重做的現象
8.管理系統不振,成本不減反增

美亞捷運機構要防止以上八點企業老化絆腳石產生,站在管理系統活性化的角度就是要改善品質,目的就要提供顧客所需要的服務,其目標永遠是在將持續改善的產品和服務供應給顧客,而要真正去改善的動作是要改善作業程序,要改善作業程序就要組織團隊,進行團隊學習整合,突破組織介面與全員參與,領導團隊一起密切注意顧客一變再變的需要,分析並修改這些作業程序以滿足甚至超越顧客的期望。只有改進作業者獲得雙贏：管理系統活性化所重視的作業程序改進,是要長期、永久性的改變工作行為,其最重要的報酬在於作業程序持續改善,而可以越來越不需要擔心缺乏效益的情況,在企業的收穫則是運作得更有績效,顧客滿意度提高導致顧客忠誠度增加,盈餘成果獲得改善。
以一個企業中每個部門同時擔任其他部門的內部顧客和內部供應商,其作業程序由供應商流向顧客,而顧客所期望的資訊由顧客流向供應商,當企業中的員工都能如此了解自己的工作時,就很容易開始共同改進作業程序,改善供給內、外顧客產品和服務的滿意度。在一個管理系統活性化的企業中跨部門團隊之員工都盡心盡力的聚在一起解決問題,改進運作方式,互相找出進一步滿足彼此需求與期望的途徑,例如:
1.分析顧客到底有什麼期望?
2.評估要在這個作業程序中這種改善,需要什麼條件?文件如何管制?如何執行改善?
3.改善以後顧客會得到什麼好處?
4.若以另一種方式改變會不會比較好?
5.改善後是否更能符合顧客對產品和服務的期望？
6.重新肯定自己是專家，知道要怎樣改善，並採取主動。
當公司全員參與團隊合作之管理系統活性化後，每位成員就可以滿懷信心的出發，也知道自己該挑那些最可能的路線，有效適時抵達他們和你希望的目的地，從長期策略上看，有績效的作業程序和滿意的顧客加在一起，就會產生健康和欣欣向榮的活性化企業，這種以顧客滿意為導向的方法具有長遠價值是防止企業老化之最適策。